OrdiRunLaufender Betrieb

Ordination optimieren und entlasten in Wien

Die Ordination läuft, aber zu vieles hängt an Ihnen. Gemeinsam sortieren wir, was Ihnen Kraft gibt und was Ihnen Raum nimmt, und richten danach neu ein, in Ihrem Tempo.

Organisation und Team

Wer was macht, wann und nach welchen Regeln.

Abläufe und Patientenweg

Wir planen den Weg Ihrer Patientinnen und Patienten durch die Ordination.
Danach
Vom Erstkontakt bis zur Nachbetreuung ist klar, wer was macht, mit möglichst wenig Verwaltung.
Sie bekommen
Abläufe und Zuständigkeiten für Terminbuchung, Anmeldung, Untersuchung, Befund, Bezahlung und Nachbetreuung.

Erreichbarkeit und Grenzen

Wir legen mit Ihnen fest, wie Patientinnen und Patienten Sie außerhalb der Termine erreichen und wo Sie die Grenze ziehen.
Danach
Sie wissen, welche Anfragen Sie per E-Mail beantworten und wann Sie einen Termin anbieten. Sie arbeiten nicht mehr nachts Anfragen ab.
Sie bekommen
Regeln für E-Mails und Erreichbarkeit, gedacht vor allem für kleine Wahlarztordinationen: wie ausführlich Sie antworten, ab wann Sie einen Telefontermin vereinbaren, welche Befunde Sie außerhalb eines Termins anschauen und wer wann ein Rezept bekommt. Die Technik dazu, etwa Anrufzeiten und Weiterleitung, richtet der Baustein Telefonanlage ein.

Entlastungscheck

Eine Analyse, was an Ihnen hängt und was Sie abgeben können.
Danach
Sie sehen, welche Aufgaben an Ihnen hängen, und wissen, was Sie behalten, umräumen und abgeben.
Sie bekommen
Erstgespräch 60 Minuten kostenlos, drei kurze Arbeitshefte „Raum schaffen“, die Sie vorab ausfüllen, ein Analysetermin von rund zwei Stunden, Auswertung und Ergebnisgespräch.

ÖQMed-Vorbereitung

Wir bereiten Ihre Ordination auf die ÖQMed-Selbstevaluierung vor.
Danach
Ihre Unterlagen sind vollständig, die Dokumentation läuft im Alltag mit, und jeder Bereich hat eine verantwortliche Person.
Sie bekommen
Alle Unterlagen für die Evaluierung, erstellt im Design Ihrer Ordination. Dazu das Werkzeug Qualitätsmanagement, in das Ihr Team laufend die aktuellen Werte einträgt. Wir gehen den Musterfragebogen Kapitel für Kapitel mit Ihnen durch und schulen Ihr Team ein. Den Fragebogen füllen Sie selbst aus.
Mehr zur ÖQMed-Selbstevaluierung 2026 →

Zahlen

Was die Ordination kostet, was sie bringt und was Ihnen bleibt.

Controlling und Kosten

Wir schaffen mit Ihnen und einer Steuerberatungskanzlei einen laufenden Überblick über Einnahmen und Ausgaben Ihrer Ordination.
Danach
Sie wissen, wohin Ihr Geld fließt, wo die größten Kosten liegen und wo Sie sparen können. Das Gespräch mit Ihrer Steuerberatung ist vorbereitet.
Sie bekommen
Eine laufende Übersicht über Einnahmen und Ausgaben, eine Bewertung der Kosten und die Unterlagen für die Steuerberatung.

Liquiditätsplanung

Wir planen mit Ihnen voraus, welche Zahlungen wann auf Sie zukommen und was Sie dafür monatlich zurücklegen. Die Steuerbeträge dafür berechnet eine Steuerberatungskanzlei.
Danach
Sie zahlen nicht mehr ständig überraschend nach. Sie wissen, wann Einkommensteuer, SVS-Nachzahlung und Wohlfahrtsfonds fällig werden, und legen jeden Monat den richtigen Betrag zur Seite.
Sie bekommen
Einen Kalender mit allen großen Zahlungen, darunter Einkommensteuer, SVS und Wohlfahrtsfonds, und den Betrag, den Sie monatlich zurücklegen. Die Steuerbeträge kommen von der Steuerberatung, wir planen damit Ihre Liquidität.

Technik

Software, Anbindung und Geräte, eingerichtet für den Ordinationsalltag.

Ordinationssoftware

Wir wählen mit Ihnen die Ordinationssoftware aus und richten sie ein, bei der Gründung oder beim Wechsel. (Bei der Gründung nur für eine eigene Ordination)
Danach
Rezepte, Befunde und Rechnungen tragen Ihr Logo, Ihre Leistungen sind für die Honorarverrechnung angelegt.
Sie bekommen
Einrichtung mit Ihren Praxisdaten, Briefkopf und Leistungspaketen, Begleitung bis zum Start.

Telefonanlage

Wir richten eine Cloud-Telefonanlage über NFON für Ihre Ordination ein. (Nur bei eigener Ordination)
Danach
Sie sind in der Ordination, mobil und im Homeoffice erreichbar, mit Warteschleifen, Weiterleitung und Anrufzeiten.
Sie bekommen
Auswahl, Konfiguration und Einschulung, ohne eigene Hardware. Welche Anrufzeiten und Regeln Sie wollen, klären wir im Baustein Erreichbarkeit und Grenzen.

Sprachdokumentation

Wir richten NIXI ein, eine KI, die Patientengespräche mitschreibt.
Danach
Die Dokumentation entsteht im Gespräch. Sie tippen weniger und haben mehr Zeit für Ihre Patientinnen und Patienten.
Sie bekommen
Einrichtung und Einschulung. Dazu eine Vorlage für die Zustimmung Ihrer Patientinnen und Patienten, als eigenes Dokument oder in der Datenaufnahme Ihrer Ordinationssoftware.

Auftritt

Wie Patientinnen, Patienten und Zuweiser Ihre Ordination finden und sehen.

Webseite

Wir erstellen die Webseite Ihrer Ordination oder überarbeiten die bestehende.
Danach
Ordinationszeiten, Anfahrt, Kassen, Leistungen und Kontaktwege sind dort, wo Patientinnen und Patienten sie suchen. Termine lassen sich online buchen.
Sie bekommen
Konzept, Texte und eigenes Design, umgesetzt für Handy und Computer und datenschutzfreundlich, ohne externe Schriften und Tracker. Texte und Bilder pflegen Sie selbst, oder wir übernehmen die Pflege. Hosting auf Wunsch.

Auffindbarkeit

Wir prüfen, wie Ihre Ordination bei Google erscheint, und legen Ihre Profile an.
Danach
Patientinnen und Patienten finden Sie mit Leistungen, Öffnungszeiten und Fotos. Sie wissen, was zuerst zu tun ist.
Sie bekommen
Eine Prüfung von Webseite, Unternehmensprofil und Verzeichnissen. Wir richten Ihr DocFinder-Profil und Ihr Google-Unternehmensprofil ein. Auf Wunsch betreuen wir Ihre Auffindbarkeit laufend und berichten, was sich verbessert hat.

Social-Media-Auftritt

Wir erstellen mit Ihnen das Social-Media-Konzept Ihrer Ordination und begleiten die ersten Beiträge.
Danach
Sie wissen, auf welchen Kanälen Sie mit welchen Themen auftreten. Die ersten Beiträge sind gemeinsam mit uns erschienen, sehen einheitlich aus und sind an den Werberichtlinien der Ärztekammer ausgerichtet. Ab dann posten Sie selbst.
Sie bekommen
Ein Konzept mit Ziel, Zielgruppen, höchstens zwei Kanälen zum Start, Profilen, Themen und Vorlagen für Bild und Text, dazu die Begleitung der ersten Beiträge. Damit ist das Projekt abgeschlossen. Brauchen Sie danach Unterstützung, ist das ein eigener Auftrag.

Werkzeuge und Automatisierung

Was Ihr Team im Browser nutzt und was von selbst läuft.

Raumeinteilung

Werkzeug
Ein Online-Werkzeug für die Räume Ihrer Ordination.
Danach
Alle sehen, wann welcher Raum belegt ist, und fragen eine Nutzung direkt an.
Sie bekommen
Einen Raumplan im Browser mit Passwort, eingerichtet für Ihre Räume.

Dienstplan und Arbeitszeit

Werkzeug
Ein Online-Werkzeug für die Arbeitseinteilung und die Stunden Ihres Teams.
Danach
Meldet sich jemand krank, sehen es alle und können sich als Vertretung eintragen. Sie sehen, ob bei einem Dienst noch eine bestimmte Qualifikation fehlt. Stunden, Urlaub und Saldo stimmen, auch über mehrere Ordinationen.
Sie bekommen
Dienstplan mit Wochen- und Monatsübersicht, Abwesenheiten, Qualifikationen und Stundenkonten, eigener Zugang für jede Person.

Qualitätsmanagement

Werkzeug
Ein Online-Werkzeug, in das Ihr Team einträgt, was erledigt ist.
Danach
Reinigung, Kühlschranktemperatur und Wartung sind lückenlos dokumentiert, bereit für die ÖQMed-Evaluierung.
Sie bekommen
Tagesübersicht, Reinigungsprotokoll, Kühlschranktemperatur, Wartung und Geräte, Rückmeldungen.

KI-Einsatz

Wir prüfen, wo KI in Ihrer Ordination wirklich entlastet, und führen das passende Werkzeug ein.
Danach
Wo KI hilft, läuft sie. Sie wissen vorher, was sich ändern soll, und sehen nachher, ob es eingetreten ist.
Sie bekommen
Ablaufanalyse vor jedem Werkzeugvorschlag, Auswahl und Einführung, Messung vorher und nachher, wo es sich messen lässt. Vorab klären wir, welche Patientendaten betroffen sind.

Wo steht Ihre Ordination? Sprechen wir darüber.

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