Beratung für Ärztinnen und Ärzte · Laufender Betrieb
Ordination optimieren: Kosten, Liquidität, Abläufe und Software.
Die Ordination läuft. Aber am Monatsende ist unklar, was bleibt. Die Software bremst, das Telefon läutet während der Untersuchung, der Dienstplan steht auf einem Zettel, und die Steuernachzahlung kommt jedes Jahr überraschend. Ich schaue mit dem Blick aus dem Controlling auf Ihren Betrieb und richte danach ein, was fehlt: Zahlen, Abläufe, Software, Werkzeuge für das Team.
Kosten und Controlling: wohin fließt das Geld
Der erste Schritt ist ein laufender Überblick über Einnahmen und Ausgaben. Nicht als Jahresabschluss, sondern monatlich, so dass Sie sehen, wo die größten Kosten liegen, welche davon sich ändern lassen und was am Ende übrig bleibt. Ich baue diesen Überblick mit Ihnen auf, bewerte die Kostenblöcke und bereite die Unterlagen so vor, dass das Gespräch mit Ihrer Steuerberatung kurz wird. Für die Steuerbeträge arbeite ich mit einer Steuerberatungskanzlei zusammen.
Liquidität: keine Überraschungen bei Steuer und SVS
Viele Ordinationen verdienen gut und sind trotzdem im Herbst knapp. Der Grund sind die großen Zahlungen, die sich nicht nach den Einnahmen richten: Einkommensteuer, SVS-Nachzahlung, Wohlfahrtsfonds. Ich lege mit Ihnen einen Kalender an, in dem alle großen Beträge mit Fälligkeit stehen, und rechne den Betrag aus, den Sie jeden Monat zur Seite legen. Die Steuerbeträge dafür kommen von der Steuerberatung. Ab dann gibt es keine überraschenden Nachzahlungen mehr, nur noch geplante.
Abläufe: was Software und Werkzeuge übernehmen können
Vom ersten Anruf bis zur bezahlten Rechnung gehen Patientinnen und Patienten durch eine Reihe von Schritten. Ich gehe diesen Weg mit Ihnen durch und frage bei jedem Schritt: Wer macht das, und muss das ein Mensch machen? Terminerinnerungen, das Patientenformular vor dem ersten Termin, die Rechnung aus der Software: vieles läuft von selbst, wenn es einmal eingerichtet ist. Was übrig bleibt, hat eine klare Zuständigkeit.
Ordinationssoftware und Telefonanlage
Software. Wenn die Ordinationssoftware bremst, prüfe ich zuerst, ob sie richtig eingerichtet ist. Oft fehlen Leistungspakete, Vorlagen oder der Briefkopf, und die Arbeit entsteht beim Umgehen der Software. Reicht das nicht, begleite ich den Wechsel: Auswahl, Einrichtung mit Praxisdaten und Leistungspaketen, Begleitung bis zum ersten Tag im neuen System.
Telefon. Eine Cloud-Telefonanlage ohne Hardware in der Ordination sorgt dafür, dass das Telefon dann läutet, wenn jemand abheben kann: mit Anrufzeiten, Warteschleife und Weiterleitung auf das Handy oder ins Homeoffice. Ich wähle sie aus, konfiguriere sie und schule Ihr Team ein.
Online-Werkzeuge für das Team
Drei Werkzeuge, die ich bei MIO Medizin eingerichtet habe und dort im Alltag laufen, richte ich auch für Ihre Ordination ein:
- Dienstplan und Arbeitszeit. Wochen- und Monatsübersicht, Abwesenheiten, Qualifikationen, Stundenkonten. Fällt jemand aus, ist das für alle sichtbar, und eine Kollegin trägt sich als Ersatz ein.
- Raumeinteilung. Ein Raumplan im Browser, mit Passwort, in dem jede Person sieht, wann welcher Raum frei ist, und eine Nutzung direkt anfragt.
- Qualitätsmanagement. Reinigung, Kühlschranktemperatur, Wartung und Geräte werden laufend eingetragen. Die Dokumentation ist bereit, wenn die ÖQMed-Überprüfung ansteht.
Ihr Team arbeitet im Browser damit, es braucht keine Installation.
Entlasten mit OrdiLife
Wenn zu vieles an Ihnen persönlich hängt, ist das selten nur eine Frage der Zahlen. In unserer gemeinsamen Beratung OrdiLife macht Julia Schwaiger den Entlastungscheck, ordnet Abläufe im Team und macht Ihre Ordination fit für die ÖQMed-Selbstevaluierung. Laufender Betrieb mit OrdiLife
Häufige Fragen
Was Sie vorher wissen möchten.
- Muss ich die Ordinationssoftware wechseln, damit es besser wird?
- Nicht unbedingt. Zuerst prüfe ich, ob die bestehende Software richtig eingerichtet ist. Erst wenn das nicht reicht, begleite ich den Wechsel.
- Ersetzen Sie meine Steuerberatung?
- Nein. Ich bereite die Zahlen so auf, dass Ihre Steuerberatung weniger Fragen hat. Für die Steuerbeträge in der Liquiditätsplanung arbeite ich mit einer Steuerberatungskanzlei zusammen.
- Was ist der Unterschied zur Entlastung bei OrdiLife?
- Hier geht es um Zahlen, Software und Werkzeuge. Der Entlastungscheck bei OrdiLife schaut auf Sie selbst, Ihr Team und Ihren Alltag und wird von Julia Schwaiger gemacht. Beides passt zusammen, Sie beginnen dort, wo es am meisten drückt.
Erstgespräch
60 Minuten, kostenlos. Sie erzählen, was in Ihrer Ordination Zeit und Geld kostet, ich sage Ihnen, was ich davon ändern kann.
Wo stehen Sie gerade? Sprechen wir darüber.
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