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Ordination gründen in Wien

Ordinationsform, Finanzen, Räume, Technik, Team: Bei einer Gründung hängt vieles voneinander ab, und vieles muss gleichzeitig entschieden werden. Wir legen mit Ihnen einen Bauplan an und gehen ihn Abschnitt für Abschnitt durch, bis Sie den Schlüssel in der Hand halten.

Organisation und Team

Wer was macht, wann und nach welchen Regeln.

Anmeldungen

Wir bereiten mit Ihnen die Anmeldungen für Ihre Ordination vor.

Danach: Sie wissen, welche Anmeldungen Sie brauchen, in welcher Reihenfolge und bis wann. Die Unterlagen sind vorbereitet, Sie unterschreiben und reichen ein.
Sie bekommen: Alle Schritte bis zur Eröffnung, zugeschnitten auf Ihre Ordination: Was für Sie nicht gilt, streichen wir, für den Rest setzen wir die Termine. Dazu die vorbereiteten Unterlagen, zum Beispiel für die Meldung bei der Ärztekammer, die SVS, WAHonline, den e-Card-Anschluss sowie Registrierkasse und Kartenzahlung. Die e-Card ist seit 2026 auch für Wahlärztinnen und Wahlärzte Pflicht. Gibt es noch keinen Anschluss, bereiten wir auch den Vertrag für die e-Card-Leitung vor. Die Betriebseröffnung beim Finanzamt übernimmt Ihre Steuerberatung, wir stimmen den Termin mit ihr ab.

Alle Anmeldungen Schritt für Schritt →

Abläufe und Patientenweg

Wir planen den Weg Ihrer Patientinnen und Patienten durch die Ordination.

Danach: Vom Erstkontakt bis zur Nachbetreuung ist klar, wer was macht, mit möglichst wenig Verwaltung.
Sie bekommen: Abläufe und Zuständigkeiten für Terminbuchung, Anmeldung, Untersuchung, Befund, Bezahlung und Nachbetreuung.

Erreichbarkeit und Grenzen

Wir legen mit Ihnen fest, wie Patientinnen und Patienten Sie außerhalb der Termine erreichen und wo Sie die Grenze ziehen.

Danach: Sie wissen, welche Anfragen Sie per E-Mail beantworten und wann Sie einen Termin anbieten. Sie arbeiten nicht mehr nachts Anfragen ab.
Sie bekommen: Regeln für E-Mails und Erreichbarkeit, gedacht vor allem für kleine Wahlarztordinationen: wie ausführlich Sie antworten, ab wann Sie einen Telefontermin vereinbaren, welche Befunde Sie außerhalb eines Termins anschauen und wer wann ein Rezept bekommt. Die Technik dazu, etwa Anrufzeiten und Weiterleitung, richtet der Baustein Telefonanlage ein.

Ordinationsassistenz aufbauen

Wir bauen mit Ihnen die Assistenz für Ihre Ordination auf. (Nur bei eigener Ordination)

Danach: Ihr Team weiß vom ersten Tag an, wer wofür zuständig ist, und Sie sind im Alltag entlastet.
Sie bekommen: Aufgaben und Personalbedarf, ein Stellenprofil, Hilfe bei Suche und Auswahl und einen Einschulungsplan. Arbeitsvertrag, Anmeldung und Lohn übernimmt Ihre Lohnverrechnung.

ÖQMed-Vorbereitung

Wir bereiten Ihre Ordination auf die ÖQMed-Selbstevaluierung vor.

Danach: Ihre Unterlagen sind vollständig, die Dokumentation läuft im Alltag mit, und jeder Bereich hat eine verantwortliche Person.
Sie bekommen: Alle Unterlagen für die Evaluierung, erstellt im Design Ihrer Ordination. Dazu das Werkzeug Qualitätsmanagement, in das Ihr Team laufend die aktuellen Werte einträgt. Wir gehen den Musterfragebogen Kapitel für Kapitel mit Ihnen durch und schulen Ihr Team ein. Den Fragebogen füllen Sie selbst aus.

Mehr zur ÖQMed-Selbstevaluierung 2026 →

Zahlen

Was die Ordination kostet, was sie bringt und was Ihnen bleibt.

Businessplan

Wir erstellen mit Ihnen und einer Steuerberatungskanzlei den Businessplan für Ihre Ordination.

Danach: Sie entscheiden mit Zahlen: was Sie investieren, was laufend anfällt und ob sich für Sie ein Kassenvertrag oder die Wahlarztordination rechnet.
Sie bekommen: Einen fertigen Businessplan mit Investitionen, laufenden Kosten, SVS und Wohlfahrtsfonds. Er ist so aufgebaut, dass er Ihnen als Entscheidungsgrundlage dient und für das Bankgespräch taugt, bei einem Primärversorgungszentrum auch für den Förderantrag.

Liquiditätsplanung

Wir planen mit Ihnen voraus, welche Zahlungen wann auf Sie zukommen und was Sie dafür monatlich zurücklegen. Die Steuerbeträge dafür berechnet eine Steuerberatungskanzlei.

Danach: Sie zahlen nicht mehr ständig überraschend nach. Sie wissen, wann Einkommensteuer, SVS-Nachzahlung und Wohlfahrtsfonds fällig werden, und legen jeden Monat den richtigen Betrag zur Seite.
Sie bekommen: Einen Kalender mit allen großen Zahlungen, darunter Einkommensteuer, SVS und Wohlfahrtsfonds, und den Betrag, den Sie monatlich zurücklegen. Die Steuerbeträge kommen von der Steuerberatung, wir planen damit Ihre Liquidität.

Technik

Software, Anbindung und Geräte, eingerichtet für den Ordinationsalltag.

Ordinationssoftware

Wir wählen mit Ihnen die Ordinationssoftware aus und richten sie ein, bei der Gründung oder beim Wechsel. (Bei der Gründung nur für eine eigene Ordination)

Danach: Rezepte, Befunde und Rechnungen tragen Ihr Logo, Ihre Leistungen sind für die Honorarverrechnung angelegt.
Sie bekommen: Einrichtung mit Ihren Praxisdaten, Briefkopf und Leistungspaketen, Begleitung bis zum Start.

e-Card-Anbindung und e-Rezept

Wir koordinieren die Technik für die e-Card-Anbindung. (Bei eigener Ordination, in einer Gemeinschaftsordination ist der Anschluss meist schon da)

Danach: Die e-Card funktioniert zum Start, und Sie erfüllen die Pflicht, die seit 1. Jänner 2026 auch für Wahlärztinnen und Wahlärzte gilt: e-Card, ELGA und e-Impfpass. Der GIN-Anschluss, der bis zu 12 Wochen dauern kann, ist rechtzeitig beauftragt.
Sie bekommen: Einen Zeitplan für Leitung, Basisausstattung und Kartenleser, abgestimmt mit Ihrer IT-Betreuung, die vor Ort einrichtet. Die Verträge dafür bereiten wir im Baustein Anmeldungen vor.

Telefonanlage

Wir richten eine Cloud-Telefonanlage über NFON für Ihre Ordination ein. (Nur bei eigener Ordination)

Danach: Sie sind in der Ordination, mobil und im Homeoffice erreichbar, mit Warteschleifen, Weiterleitung und Anrufzeiten.
Sie bekommen: Auswahl, Konfiguration und Einschulung, ohne eigene Hardware. Welche Anrufzeiten und Regeln Sie wollen, klären wir im Baustein Erreichbarkeit und Grenzen.

Sprachdokumentation

Wir richten NIXI ein, eine KI, die Patientengespräche mitschreibt.

Danach: Die Dokumentation entsteht im Gespräch. Sie tippen weniger und haben mehr Zeit für Ihre Patientinnen und Patienten.
Sie bekommen: Einrichtung und Einschulung. Dazu eine Vorlage für die Zustimmung Ihrer Patientinnen und Patienten, als eigenes Dokument oder in der Datenaufnahme Ihrer Ordinationssoftware.

Auftritt

Wie Patientinnen, Patienten und Zuweiser Ihre Ordination finden und sehen.

Positionierung

Wir legen mit Ihnen fest, wofür Ihre Ordination steht, bei der Gründung oder wenn neue Leistungen dazukommen.

Danach: Ihre Schwerpunkte, Ihre Patientengruppen, Ihre Zuweiserinnen und Zuweiser und Ihre Botschaften sind klar. Webseite und Profile sprechen dieselbe Sprache.
Sie bekommen: Eine Positionierung und die passenden Maßnahmen für den Start, bis zur Ansprache von Zuweiserinnen und Zuweisern in der Region. Auf Wunsch entwickeln wir mit Ihnen auch Ihr Logo.

Webseite

Wir erstellen die Webseite Ihrer Ordination oder überarbeiten die bestehende.

Danach: Ordinationszeiten, Anfahrt, Kassen, Leistungen und Kontaktwege sind dort, wo Patientinnen und Patienten sie suchen. Termine lassen sich online buchen.
Sie bekommen: Konzept, Texte und eigenes Design, umgesetzt für Handy und Computer und datenschutzfreundlich, ohne externe Schriften und Tracker. Texte und Bilder pflegen Sie selbst, oder wir übernehmen die Pflege. Hosting auf Wunsch.

Auffindbarkeit

Wir prüfen, wie Ihre Ordination bei Google erscheint, und legen Ihre Profile an.

Danach: Patientinnen und Patienten finden Sie mit Leistungen, Öffnungszeiten und Fotos. Sie wissen, was zuerst zu tun ist.
Sie bekommen: Eine Prüfung von Webseite, Unternehmensprofil und Verzeichnissen. Wir richten Ihr DocFinder-Profil und Ihr Google-Unternehmensprofil ein. Auf Wunsch betreuen wir Ihre Auffindbarkeit laufend und berichten, was sich verbessert hat.

Werkzeuge und Automatisierung

Was Ihr Team im Browser nutzt und was von selbst läuft.

Dienstplan und Arbeitszeit

Werkzeug

Ein Online-Werkzeug für die Arbeitseinteilung und die Stunden Ihres Teams.

Danach: Meldet sich jemand krank, sehen es alle und können sich als Vertretung eintragen. Sie sehen, ob bei einem Dienst noch eine bestimmte Qualifikation fehlt. Stunden, Urlaub und Saldo stimmen, auch über mehrere Ordinationen.
Sie bekommen: Dienstplan mit Wochen- und Monatsübersicht, Abwesenheiten, Qualifikationen und Stundenkonten, eigener Zugang für jede Person.

Wo steht Ihre Ordination? Sprechen wir darüber.

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